Izbira in tiskanje ovojnic - kako postopati
V pisarni ne moremo brez tiskanja ovojnic. Poslovnim partnerjem pošiljamo pomembno dokumentacijo, strankam korespondenco in so sestavni del komunikacije z oblastmi. Oglejmo si, kako pravilno izbrati in natisniti kuverte.
Poštne kuverte predstavljajo vaše podjetje - pogosto so prvi stik z bodočimi strankami ali partnerskimi podjetji. Da bi naredili dober prvi vtis, morate izbrati prave parametre za ovojnice, zlasti:
- velikost ovojnice,
- material,
- ustrezno tiskanje in blagovno znamko.
Posamezni parametri so obravnavani v naslednjih odstavkih.
Velikost ovojnice
Velikost ovojnice je odvisna od oblike in števila pisem, ki jih pošiljate. Preprosto povedano - izbrati morate ovojnico, ki bo ustrezala vsemu in s katero boste zlahka ravnali. Formati ovojnic so standardizirani s standardom ISO 269. Med najpogostejšimi so ovojnice tipa C, ki so velike tako, da se vanje lahko shranijo listi velikosti A.
Format ovojnice |
Dimenzije |
Primerno za |
C3 |
324 × 458 mm |
A3 |
C4 |
229 × 324 mm |
A4 |
C5 |
162 × 229 mm |
A5 |
C6 |
114 × 162 mm |
A6 |
C6/5 |
229 × 114 mm |
A4, prepognjen na tretjine z daljšo stranjo
|
C7/6 |
162 × 81 mm |
A5 zložen na tretjine z daljšo stranjo
|
DL |
220 × 110 mm |
A4, prepognjen na tretjine z daljšo stranjo (strojno kuvertiranje) |
Pri izbiri velja preprosto pravilo: v ovojnico velikosti C se brez prepogibanja prilega papir velikosti A z isto številko kot ovojnica. Če pošiljate največ nekaj papirjev, uporabite kuverte velikosti C. Za uradno korespondenco se najpogosteje uporabljajo ovojnice C6/5, C7/6 in DL, ki imajo v spodnjem desnem ali levem kotu prozorno plastično okence za naslov prejemnika.
To pa seveda ni vse. Obstajajo tudi ovojnice velikosti B, ki so primerne za vstavljanje:
- večje liste velikosti A (obsežnejše datoteke, pa tudi revije, brošure, na primer),
- več listov formata B,
- več ovojnic formata C.
Format ovojnice |
Dimenzije |
Primerno za |
B3 |
420 × 540 mm |
B3 |
B4 |
250 × 353 mm |
B4 |
B5 |
176 × 250 mm |
B5 |
B6 |
125 × 176 mm |
B6 |
Material ovojnice
Material ovojnice izberite glede na vrsto vsebine, ki jo pošiljate. Najpogosteje se uporabljajo klasične papirnate kuverte - imajo podobno gramaturo kot navaden pisarniški papir, tj. približno 100 g/m2 . So poceni in enostavne za tiskanje. Njihova pomanjkljivost je majhna odpornost na mehanske obremenitve in vodo. Primerne so za navadne dokumente, oglaševalsko gradivo ali transakcijska pisma.
Proti vlhkosti a vode nie sú odolné ani kartónové obálky, majú ale iné výhody. Spravidla sú k dostaniu v dvoch variantoch:
Tudi kartonske ovojnice niso odporne na vlago in vodo, vendar imajo druge prednosti. Praviloma so na voljo v dveh različicah:
- Klasične kartonske kuverte - te imajo težo približno 350 g/m2 in so primerne za pošiljanje knjig, revij in trdnih predmetov; vendar niso tako močne kot kuverte iz valovitega kartona.
- Kuverte iz valovitega kartona - primerne za pošiljanje „mehkih“ predmetov; ta vrsta kuvert je izjemno trpežna, saj je sestavljena iz več plasti „debelega“ papirja z maso do 400 g/m2.
Varnostne kuverte so primerne za pomembne dokumente in uradna pisma. Posebna folija jih ščiti pred vlago, toploto in svetlobo.
Posebnost so ovojnice z notranjo mehurčkasto folijo, ki niso namenjene le za prevoz krhkih predmetov. Ne le da jih ščitijo pred poškodbami, temveč tudi izolirajo njihovo vsebino pred poškodbami zaradi vlage in toplote.
Nasvet: Če redno pošiljate veliko količino korespondence, povečajte svoj prestiž z ovojnicami po meri z logotipom in barvami svojega podjetja.
Vrsta vezave in vhoda
Vrsto lepljenja izberite glede na to, ali boste ovojnice lepili ročno ali pa bo to delo namesto vas opravil stroj:
- Vlažilni trak se najpogosteje uporablja pri strojnem kuvertiranju; lepilo se aktivira z vlaženjem, podobno kot pri pisemskih žigih.
- Samolepilni trak se uporablja za ročno zapiranje ovojnic; lepilna površina je prekrita s papirjem, ki ga je mogoče odstraniti in ovojnico zapečatiti. Druga možnost je uporaba ovojnic s samolepilnimi zavihki, ki se ob stiku zlepijo.
Vhod je odprtina, skozi katero se vsebina pošte vstavi v ovojnico. Daljša stran se uporablja pri običajnih pisemskih ovojnicah in je primerna za manjše količine pisem. Krajša vhodna stran se uporablja pri pošiljanju revij, katalogov ali večjih količin papirja. Ta vrsta kuverte se imenuje tudi „vreča“.
Kako tiskati ovojnice (MS Office 365)
Tiskanje naslovov na ovojnice ni težavno, vendar se najprej prepričajte, da vaš tiskalnik podpira to funkcijo.
V Wordu 365 tiskanje ovojnic poteka prek menija - prek zavihka „korespondenca“ in gumba „ovojnice“. V oknu, ki se odpre, ko kliknete nanj, imate možnost dodati povratni (tj. vaš) naslov. Če ga boste uporabili, bo natisnjen v zgornjem levem kotu.
Nasvet: Vnos povratnega naslova lahko avtomatizirate. V meniju kliknite „file“, nato „options“ in „refine“. V polje „poštni naslov“ vnesite naslov.
Na isti kartici v polje „naslov za dostavo“ vpišite naslov prejemnika. Prepričajte se, da ste pravilno nastavili parametre ovojnice, na katero tiskate. Kliknite gumb „options“ (Možnosti) in nastavite:
- format ovojnice, na katero boste tiskali,
- velikost in vrsto pisave za tiskanje naslovov.
Nato na zavihku „možnosti tiskanja“ nastavite, v kateri pladenj boste vstavili ovojnico in v katero smer - tako se boste izognili napačnim odtisom. Nato kliknite gumb „tiskanje“. Ta videoposnetek povzema celoten postopek:
Podobni članki
Formati papirja: Pregled dimenzij in primernih tiskalnikov
Gotovo ste že slišali za format A4 ali "A petko". Toda ali veste, kako velik je papir A2 in za kaj se uporablja? Ste že slišali za papirje tipa C, RA ali SRA? Če ne, ne obupujte. V tem članku smo za vas pripravili pregled najpogosteje uporabljenih formatov papirja – dodali pa smo tudi nasvete za tiskalnike, ki so brez težav kos tiskanju velikih formatov. Tako boste imeli papirnate formate v malem prstu.
Cel članek »