Kako izbrati tiskalnik za pisarno in se ne opeči?

Skoraj 580 let je minilo, odkar je Johannes Gutenberg človeštvu prinesel svoj revolucionarni izum, tisk. Odkritje, ki je brez primere spremenilo prejšnje razumevanje sveta, prispevalo k svobodnemu širjenju informacij in sodelovalo pri splošnem razvoju izobraževanja. Danes izpolnjujejo eno od prvotnih funkcij tiska tiskalniki. Za podjetja, državne ustanove, trgovine, mala in srednje velika podjetja so zanesljivi tiskalniki postali absolutna nuja. Tiskanje računov, dokumentov, nalogov, plačilnih list – vse to mora opraviti ustrezen pisarniški tiskalnik. In mi vam bomo svetovali, kako izbrati najboljšega.

Nekaterim je dovolj črno-bela vizija sveta, drugi pa ga vidijo v živih barvah

Prva stvar, ki vam pride na misel je, da zagotovo obstaja razlika med tiskalniki, namenjenimi domači uporabi, in tistimi, ki jih najdemo v pisarnah. Saj v pisarni verjetno ne boste tiskali fotografij svojih otrok ali zabavnih utrinkov s počitnic. Verjetno tudi ne boste imeli sreče, da bi vaš dokument lezel iz tiskalnika s polžjo hitrostjo, medtem ko vrsta drugih nesrečnežev z nogami nestrpno topota za vami in čaka na svoj izpis. Iz tega sledi, da za pisarno potrebujete tiskalnik, ki bo hitro in enostavno dostopen večjemu številu uporabnikov. Če je obenem varčen in zanesljiv, je to dodaten bonus.

Od tu izhaja osnovna delitev tiskalnikov glede na uporabljeno tehnologijo in sicer na:

• brizgalni,
• matrični,
• laserski.

Kot smo že navedli, je prva tehnologija, ki uporablja barvna polnila t.i. kartuše, namenjena predvsem gospodinjstvom. Če tiskate le občasno, potrebujete višjo kakovost izpisa (predvsem pri fotografijah boste to cenili) in vas ne motijo ​​višji stroški tiskanja, potem vam je brizgalni tiskalnik lahko zelo koristen pomočnik. Vendar pa v poslovnem okolju, ki postavlja visoke zahteve predvsem glede hitrosti tiskanja in razpoložljivosti za več uporabnikov, brizgalni tiskalnik ne bo vzdržal. Druga omenjena tehnologija (igelni tiskalniki) je že skoraj pozabljena. Kdor je začel s poslom v zgodnjih 90. letih prejšnjega stoletja, se bo gotovo z malo nostalgije spominjal na kilometre računov, ki jih je njegov neuničljivi tiskalnik Epson pred zasluženim počitkom uspel natisniti s pomočjo iglic in črnilom napolnjenega barvnega traku. Vsekakor pa se po starem ne da živeti in na sceni so se pojavili laserski tiskalniki. To so tisti, ki danes kraljujejo v veliki večini pisarn.

Ločljivost ali nehajte metati bisere prašičem

Če je naša primerjava uporabljena v naslovu poglavja koga užalila, se globoko opravičujemo, vendar je to le dobro uveljavljen rek, ki izvira iz svetega pisma (Matej 7:1-6). Z njegovo pomočjo skušamo bralcem nakazati, da kot odgovoren in varčen podjetnik najbrž ne nameravate svojih zaposlenih, revizorjev, državnih uradnikov ali strank zaslepiti z odličnimi grafi, živobarvnimi tabelami, direktivami ali drugimi dokumenti. Stranke, ki od vas prejmejo račun, vas ne bodo imele nič raje, zato ker je ta videti odlično, prikazan v živih barvah in je natisnjen na okrasen papir. Ja, če bi bil znesek na njem recimo 50% nižji, bi bila druga pesem.

Kaj želimo s tem povedati? Da nižja ločljivost pisarniškega tiskalnika za tiskanje dokumentov ni nujno slaba. Vse potrebno si lahko natisnete v ločljivosti 600 DPI (ločljivost v DPI izraža, koliko slikovnih pik – tj. slikovnih točk – ustreza dolžini enega palca). Več res ne potrebujete. In če razmišljate o nakupu večfunkcijske naprave z vgrajenim optičnim bralnikom, potem vedite, da bo optični bralnik z ločljivostjo do 1 200 dpi popolnoma zadostoval za običajne dnevne naloge, s katerimi se lahko srečate v pisarni.

Hitrost ali že včeraj je bilo prepozno

Če smo ločljivost (torej kakovost) tiskanja omenili kot lastnost, ki ima pri pisarniških tiskalnikih manj pomembno vlogo, tega ne moremo trditi za naslednjo lastnost. To je hitrost tiskanja. Ali morate tiskati večstranske dokumente? Stavite na tiskalnike z natančnim in hitrim laserskim žarkom. V splošnem je hitrost tiskanja podana v številu natisnjenih črno-belih (ali barvnih – odvisno od vrste tiskalnika) A4 strani na minuto. Pri najboljši lahko doseže tudi do 60 strani na minuto. In ravno po tem parametru laserski tiskalniki bistveno prekašajo brizgalno konkurenco in so nenadomestljivi v pisarnah z večjimi količinami tiskanja.

Stroški ali celo tiskanje je lahko dobiček

Ustrezno izbrano orodje (in tiskalnik ni nič drugega) je lahko zelo učinkovito, če je njegova nabavna cena nizka, če so stroški storitve na razumni ravni in če natančno izpolnjuje zahteve, ki jih podjetje postavlja predenj. In tako kot vsako drugo orodje tudi tiskalnik izberete glede na njegov namen in uporabo.

Laserski tiskalniki so idealni za pisarne, saj so pri njih skupni stroški tiskanja v primerjavi z brizgalnimi bistveno nižji. Čeprav so tonerji dražji od kartuš, imajo veliko večjo prostornino. Navedeno število strani pri kartušah s črnilom je le okoli 500 (odvisno od procenta pokritosti pri tiskanju), s tonerji pa lahko natisnete več kot 2 000 strani. Poleg tega se fin toner v prahu za razliko od črnila ne izsuši, ne more mašiti šob kot pri brizgalnih tiskalnikih in ima daljšo življenjsko dobo. Več o prednostih in slabostih brizgalnih tiskalnikov si lahko preberete v našem starejšem članku.

Povezljivost ali tiskam, tiskaš, tiskamo

Za lastnike podjetij z velikim številom zaposlenih je pomembno, da imajo zaposleni, ki so pooblaščeni za uporabo tiskalnika, dostop do njega kadarkoli in od koder koli. Seveda ta podjetja ne bodo rešila problema tako, da bodo vsakemu uporabniku zagotovila svoj tiskalnik. Kupijo enega ali več (spet odvisno od velikosti podjetja, kako pogosto ljudje v njem tiskajo itd.) tiskalnikov, ki jih nato povežejo v omrežje.

Res pa je, da posameznik podobnega problema ne rešuje – ali tiska sam ali pa se mora znotraj enega gospodinjstva izmenjevati z ostalimi. Za pisarniške tiskalnike je pomembno, da imajo omrežni vmesnik, to je klasično povezavo s kablom (LAN/Ethernet), oz. najbolj razširjen sistem za brezžično komunikacijo (Wi-Fi). V najboljšem primeru imajo obe vrsti. Le tako lahko enostavno delite tiskalnik in omogočite neodvisno tiskanje iz večih računalnikov hkrati. Zahtevnejši uporabniki bodo zagotovo cenili laserske tiskalnike s priročno možnostjo tiskanja in skeniranja neposredno iz mobilnih naprav, torej iz tablic in telefonov, ki so opremljeni z operacijskim sistemom Android ali iOS.

Big Brother ali samo zato, ker ste paranoični, ne pomeni, da ne prihajajo po vas

Delitev tiskalnikov znotraj enega omrežja je za lastnika podjetja izjemnega pomena: ima takojšen pregled nad tem, kaj vsak od zaposlenih tiska (varnostni vidik) ter koliko in kako pogosto tiska (ekonomski vidik). Po drugi strani pa pisarniški tiskalnik, povezan z računalnikom prek priljubljenega USB priključka, omogoča nenadzorovano anonimno tiskanje. Kar marsikateri delodajalec težko prenese. Kot pravijo: zaupaj, vendar preverjaj. Današnje sodobne aplikacije lahko spremljajo operativne stroške za tiskanje in osnovne storitve. Nekateri novejši modeli pisarniških tiskalnikov lahko delujejo s tehnologijami oddaljenega dostopa, kot npr. HP ePrint, Canon PRINT, Google Cloud Print ali Apple AirPrint.

Dimenzije ali velikost so res pomembne

S prejšnjo točko - široko dostopnostjo za več uporabnikov - je povezana še ena pomanjkljivost pisarniškega tiskalnika, torej večfunkcijske naprave, ki se lahko uporablja tudi kot optični bralnik in kopirni stroj. To so njegove večje dimenzije in teža. Kljub temu je ponudba sodobnih tiskalnikov dovolj pestra in tisti, ki potrpežljivo iščejo, bodo na trgu našli prav takšen model, ki mu bo tudi v tem pogledu ustrezal.

In kateri so še pomembni parametri, ki bi vas kot potencialnega kupca pisarniškega tiskalnika morali zanimati?

• njegova nabavna cena,
• ali je opremljen s samodejnim dvostranskim podajalnikom papirja za obojestransko (dvostransko) skeniranje in tiskanje,
• ali omogoča tiskanje dokumentov s formatom večjim od A4 - take tiskalnike lahko uporabimo npr. v oglaševalskih plakatnih akcijah, za tiskanje vektorske grafike, tehničnih risb velikega formata itd.,
• glasnost tiskalnika,
• čas, potreben za začetek tiskanja (čas za "zagrevanje" tiskalnika),
• njegova poraba energije.