5 pravil za vaše upravljanje s časom

Če vam vedno primanjkuje časa, se morate naučiti osnovnih principov upravljanja s časom. Zamujanje je še dovoljeno, kadar gre za delo, ki zadeva samo vas. Huje je, ko nadrejenemu 5 do dvanajstih oddate nedokončano nalogo. Katera načela vam bodo pomagala izpolniti roke?

Načrtujte trezno

Kar ne pomeni, da si ne morete privoščiti injekcije za dvig energije, po drugi strani pa z ničemer ne gre pretiravati. Niti z delon niti s pitjem. Julian Tuwim, poljski pesnik, je to izrazil z naslednjim citatom:

"Glavna razlika med kamelo in človekom: kamela lahko dela ves teden in ne pije, človek lahko pije ves teden in ne dela niti en dan."

Ne precenjujte lastne moči: naloge, ki vas čakajo naslednji dan, načrtujte tako, da jih boste lahko opravili. Seveda pa zaradi svojih izkušenj že veste, koliko časa vam bo vzela posamezna aktivnost in koliko ur lahko resnično delate.

Bolje je, če načrtujete manj nalog in si pustite časovno rezervo - v primeru, če ne bi šlo vse po načrtih. Za načrtovanje uporabite papirnati dnevnik ali aplikacijo, da si zapišete vsako prihajajočo nalogo.

Nasveti za aplikacije: Toggle

Toggle je t.i. aplikacija za sledenje - meri, koliko časa traja posamezna aktivnost. V osnovni različici je brezplačen in se ga lahko naučite uporabljati v nekaj minutah. Osnova so t.i. projekti, znotraj katerih se nato meri trajanje posameznih aktivnosti.

Projekte lahko ločite med seboj po barvah – na prvi pogled lahko vidite, koliko časa porabite za administracijo in koliko časa za dejansko delo. Projekte lahko tudi združite pod različne stranke (to je priročno, če delate za več strank). Enostavno lahko ustvarite tudi pregled opravljenih ur za določeno obdobje.

Postavite si prioritete

Odločite se, kaj je pomembno. Izogibajte se poskušanju, da bi naredili vse. Ne bo vam uspelo obenem pa boste pod pritiskom, in glede na to, koliko dela imate pred seboj, boste bolj nagnjeni k odlašanju.

Lahko organizira tudi t.i. ohromelost odločanja: preprosto povedano, porabite več časa za razmišljanje o tem, kaj bi morali opraviti, kot za samo delo. Če vas rok za dokončanje zadane naloge že »peče«, te ne smete več odlagati. Nasprotno pa lahko nekatere manj pomembne dejavnosti prestavite na naslednji dan. Seveda pa je idealno, če nalog ne izpolnjujete na dan oddaje.

Če morate opraviti težko nalogo, prosite za pomoč, če je kdo ustrezen pri roki. Naučite se zavračati naročila in naloge tipa »Naredite ASAP že včeraj je bilo prepozno.«

Nasvet za aplikacijo: Asana

Za organiziranje nalog je eno najboljših orodij Asana. V osnovni (brezplačni) različici vam omogoča, da svoje delo organizirate v različne naloge in jim določite roke, ko jih je treba oddati. Asana je primerna tudi za vodje projektov – prikaže lahko npr. napredek projektov.

Kot je v navadi pri aplikacijah za upravljanje časa, lahko v Asani filtrirate posamezne naloge ali jih prikažete v različnih načinih. Aplikacija vam vsako jutro pošlje tudi povzetek nalog za ta dan.

Naučite se držati tempo

Delovni program morate ustrezno zapolniti, da boste imeli čas za počitek. Ni dobro, da imate dela v danem trenutku čez glavo, je pa enako slabo, če nimate česa početi. Nedelo ubija ustvarjalnost. Takoj ko opazite, da ste ujeli dober tempo, vam začne delo takoj iti bolje od rok.

Poskusite odpraviti vse manjše motnje. Pozabite na brskanje po družabnih omrežjih ali razprave s sodelavci, ki vas izvlečejo iz fokusa. Vendar si ne pozabite vzeti občasnih odmorov za hrano, pijačo ali raztezanje.

Majhen nasvet:
Ne morete prezreti mamljivega utripajočega zaslona vašega pametnega telefona? Poskusite prebrati Pulz kralja grozljivk Stephena Kinga. Morda vas enkrat za vselej ozdravi odvisnosti od »čarobne« škatlice. Ali pa si namestite aplikacijo Forest. Ugotovili boste, da je odvajanje lahko tudi zabavno.

Nasvet za aplikacijo: Freedom

Aplikacija Freedom vam omogoča, da za določen čas blokirate vse elektronske motnje: socialna omrežja, spletne strani, ki niso povezane z vašim delom, aplikacije – ali pa začasno blokira dostop do interneta. In to tako na računalniku kot tudi na pametnem telefonu.

Freedom ponuja natančne nastavitve časovnega bloka, omogoča merjenje časa, ki ga porabite za odlašanje na svojih napravah, in celo predvaja glasbo za boljšo osredotočenost.

Edina slabost je, da aplikacija ni brezplačna: po 7-dnevnem preizkusnem obdobju se morate naročiti. Mesečna naročnina vas bo stala 6,99 dolarjev, letna naročnina pa 29 $.

Uporabite Paretovo načelo v praksi

Paretovo pravilo na splošno pravi, da je 80 % rezultatov posledica 20 % vložkov. Podobno načelo lahko uporabite pri upravljanju časa. V praksi to potem pomeni, da je smiselno iskati tistih 20 % dela, ki ustvari 80 % vašega dohodka. Druga možnost je, da je treba najti vzroke za neuspeh, po odstranitvi katerih izgine 80 % težav.

Če opazite pomemben premik v svoji dejavnosti, boste delali bolje. To bo povečalo vašo učinkovitost in za delo boste porabili manj časa. Ali enako, vendar boste zaslužili več denarja.

Spoprijateljite se z budilko

Preverite ali ste škorec ali sova in temu primerno določite ustrezen dnevni ritem. Odlašanje z vstajanjem je podobno stalnemu odlaganju nalog: vedno se znajdete v časovni stiski. Zato upoštevajte enostavno pravilo - takoj, ko zazvoni budilka, avtomatično vstanite.

To je sicer lahko reči, praksa pa je bolj zapletena. Dober trik je, da mobilni telefon pustite v drugi sobi; obenem se boste tako pred spanjem odvadili brskanja po družbenih omrežjih in internetu. In če ne morete zaspati brez da imate ob sebi pametni telefon, si kupite dobro staro budilko.