7 (ne)tradicionalnih nasvetov za večjo učinkovitost pri delu

Prokrastinacija. Beseda, ki bi jo še pred 10 leti zaman iskali v slovarju tujk. Gre za lenobo, odsotnost, nepripravljenost na delo. Če vas muči prav ta pojav sodobnega časa, lahko glede tega še vedno nekaj storite. Svetovali vam bomo nekaj trikov, kako lahko svoje delo naredite učinkovitejše.

Čas je denar. Zato ga uporabljajte učinkovito.

Se nenehno borite z roki, ste preobremenjeni z aktualnimi e-sporočili, vas na mizi čaka kup papirjev, šef pa se že teden dni pretvarja, kot da bi izvedel, da ga žena vara z najboljšim prijateljem? Verjetno barva v priloženem grafikonu ni dovolj zelena in pisava ni pravilno oblikovana? So vaše skrivne sanje, da bi se spremenili v hobotnico, da bi končno obvladali ta multitasking?

Sprostite se, saj zmorete! Dovolj je, da pravilno določite prioriteto nalog. Začnite tako, da načrtovano delo, ki vas čaka čez dan, okvirno razdelite na manjše delne korake. Poskusite oceniti, koliko časa vam bo vsak izmed njih vzel. Bolje je računati s tem, da bo trajalo več časa kot manj. Vedno je koristno imeti zadostno rezervo za primer nepričakovane situacije. In ko se, hvala bogu, ne zgodi nič nepričakovanega, lahko prihranjeni čas izkoristite za daljšo malico, kavo ali trač s sodelavcem.

Vaše delo bi naj imelo jasno opredeljeno strukturo in hierarhijo. Dobro je začeti z dejavnostmi, ki so pomembne, težke ali tiste, pri katerih se zelo mudi. Nepomembne podrobnosti lahko uredite pozneje v miru.

Sistem dela je odvisen tudi od vašega naravnega bioritma. Če ste eden izmed srečnežev, ki si sami določajo delovni čas, ga izkoristite. Nekdo se je rodil kot škorec in ob petelinjem petju bolje obvlada zahtevnejše naloge (ker rana kura zrno najde), drugi ima povsem drugačno biološko zasnovo in spada v kategorijo sov, ki so najučinkovitejše v nočnem času.

Ali znate reči NE? Naučite se!

»Mogoče bi še vedno zmogel narediti ta prevod, vključno s kritičnimi opombami in infografikami, če bi na projektu delal do poznega večera,« si govorite. Prepričujete sami sebe: »Če bom žrtvoval vikend, bom končal to statistiko. Navsezadnje ne bom razočaral šefice. Družina bo to razumela.« Vas podoben scenarij na kaj spominja? To ni prvič?

Dolgotrajna preobremenjenost in delo »na skrajni meji« vodi v permanentni stres, ki zagotovo ne bo nič prispeval k vaši uspešnosti.

Dovolj spite, počivajte in ne bojte se občasno brez slabe vesti odkloniti dela, pa naj bo neposredno povezano z naročilom stranke ali zahtevami vašega nadrejenega. Tudi v službi si vzemite odmore. Pojdite na sprehod in se pretegnite, tudi če samo nekaj korakov do fotokopirnega stroja. Ne pozabite piti dovolj tekočine in vsekakor ne krajšajte odmora za malico. Niste stroj, zato ne zdržite nenehne naglice v službi.

Ne dovolite, da vas kdorkoli s čemerkoli moti.

Soseda, ki sedi na sosednjem stolu, prosite, naj vas udari po obeh rokah, če opazi, da v brskalnik vtipkate facebook.com, youtube.com itd.

Prepovejte si brskanje po družbenih omrežjih, ko imate nujne obveznosti. Na njih se vedno nekaj dogaja, zato vas popolnoma po nepotrebnem zamotijo. Naj vas nihče ali nič ne zmoti, pa naj gre za sodelavce ali družinske člane, aktualne politične novice ali trače v kavarni. Na kratko zaprite vrata in okolico vprašajte za čas, potreben za osredotočeno aktivnost.

Nad e-pošto z razumom

Ni vam treba biti ves čas dosegljiv in takoj odreagirati na vsako e-pošto. Vzemite si običajen čas za obravnavo vaše pošte, nenehno preverjanje mape »Prejeto« vas bo po nepotrebnem motilo. Verjetno nobena naloga ni tako nujna, da je ne bi mogli obdelati v roku 24 ur. Saj menda ne pričakujete, da vas bodo obvestili, da ste zmagali ali sporočila šefa, da se je odločil povišati vašo plačo. Zakaj torej gre? Branje dohodne e-pošte enkrat ali dvakrat na dan je običajno več kot dovolj. Če delate, ne hitite z odgovarjanjem na sporočila. Nasvet starega bojevnika, ki je nekaj petkov preživel na odprtem prostoru podjetja, se glasi: ko je nekaj res pomembno, vam to pošljejo še enkrat po pošti.

Pospravite si. Podjetje ni hotel mama.

Stara ljudska modrost pravi, da je red za norca, saj inteligenca obvlada kaos, a to ne drži vedno. Po mizi kaotično raztreseni računi, nenehno izgubljeno pisalo in blok z zapiski, za katere ne veš več, kam spadajo, na monitorju pa množica pisanih papirjev z imeni sodelavcev, ki že vsaj dve leti delajo v čisto drugem podjetju. Pisalne mize mnogih ljudi izgledajo tako in še slabše. Za produktivnost pa je tak sistem čista katastrofa. Čas je za pospravljanje. Vodite dnevnik, kamor boste zapisovali pomembne datume, datume sestankov in zapiske o tem, kaj še morate in želite postoriti. Naj bo vse, kar potrebujete, vedno pri roki, pa naj bo to spenjalnik, USB ključek ali sponke za papir.

Ne bodite prevelik perfekcionist. Tega nihče ne ceni.

Ne spodbujamo vas, da opustite svoje delo. Vendar pa so pretiran perfekcionizem, natančnost in »občutek za detajle« pogosto razlog, da tri ure odlašate predstavitev, kar vam onemogoča opravljanje naslednje naloge. Dan Sullivan, kanadski vizionar, mentor in coach, priporoča pravilo 80 %: Zadano delo morate le opraviti za 80 % kakovostno. Ostalo so verjetno samo nepomembne malenkosti, ki jih tako ali tako nihče ne bo opazil. In drugi vas bodo imeli za obsedenega z detajli, ki vedno samo zamuja.

Ne poskušajte ugoditi vsem in bodite odločni

Datum sestanka je za vas obupno neugoden, stranka vas ob osmih zvečer kliče že petič, sodelavec pa vas je prosil za »majhno« uslugo, ki je niti ne želite storiti. S svojim časom upravljate sami. Če vam nekaj ni všeč, imate pravico zavrniti ali pa se lepo, vljudno, a neomajno odzvati. In nikomur ni treba ničesar razlagati. Dobro je znati sklepati kompromise in se ljudem približevati, nikoli pa ne enostransko popuščati. Ne prevzemajte nalog, ki pomenijo, da morate reorganizirati ali preklicati pet drugih obveznosti, ki vas čakajo.

Če kljub vsem našim (in drugim) dobronamernim nasvetom ne pride do izboljšanja učinkovitosti vaše delovne uspešnosti, ampak se, nasprotno, začne vaše stanje slabšati tako zdravstveno kot psihično, vam resno rečemo (zdaj pa res brez heca): pojdite na pregled. Sindrom izgorelosti (v najboljšem primeru) ali celo srčni infarkt (v najslabšem primeru) res ni vreden hvale šefa.

Pustite vse za seboj in si v mislih ponavljajte 3 zlata pravila:

• kar lahko narediš danes, odloži na pojutrišnjem in si privošči dva dneva dopusta,
• delo vam ne bo ušlo, nima nog,
• razburjajte se samo do višine svoje plače.

Podobni članki

7 minut branja

Utrujenost pri delu: 10 + 1 nasvet, kako se boriti proti njej

Greste zjutraj v službo polni energije, dopoldne gre vse kot po maslu, okoli poldneva in popoldne pa že občutite močan upad vaše produktivnosti? Če se občasno spopadate s podobno stvarjo, ni razloga za paniko, saj ste verjetno le slabo spali ali pa ste imeli v preteklih dneh več opravkov, kot ste vajeni, vaše telo pa si je že reklo: “dovolj”. Če pa je podobna utrujenost vsakodnevna, na primer v večji meri, imate kar težavo in je zato skrajni čas, da začnete glede tega ukrepati. Kako, vam bomo skušali svetovati v naslednjih vrsticah.

Cel članek »

4 minute branja

Zdravo sedenje za računalnikom ni nobena umetnost

Digitalna doba nas je spremenila v pisarniške lenuhe, ki skoraj ne umaknejo pogleda s svojih monitorjev. Pisarniški stol nam je trdno prirasel na mestih, kjer hrbet izgubi svoje dobro ime. Gibamo se vse manj in če že, s spretnostjo slona v trgovini s porcelanom in hitrostjo lenivca. Boli nas cela oseba in pogrešamo zadrževanje na svežem zraku. Mimo so časi, ko so naši predniki svojo majhno rodovitno njivo orali s parom volov. Danes tako z nami orje par volov. Hkrati biti vedno fit ni tako težko, le upoštevati je treba osnovna pravila. Za vas imamo nekaj nasvetov, kako zdravo sedeti za računalnikom!

Cel članek »